工资单涉及执行许多任务，以确保准确和及时的薪水和工资税以及记录保存合规性。这些职责不能仓促执行，应该细致入微地执行。否则，可能会导致错误的薪水以及不正确的薪金税和记录保存程序。
前一种情况可能会导致员工感到沮丧；后两种情况可能会导致美国国税局和美国劳工部的处罚。因此，在进行工资核算时，请执行分步过程。
提前处理工资单
提前处理工资单。制定薪资处理时间表，使您有足够的时间来处理薪资，并在员工收到薪水之前更正检测到的错误。例如，在实际支付日期前两三天执行工资核算处理。
更新员工记录
如果适用，请更改员工的工资记录。这包括：地址更改；工资扣减更改，例如W-4和州所得税形式的更改；以及自愿扣除的变更，例如退休和医疗福利。此外，输入当前薪资期间所雇用员工的新雇用信息。
计算计时数据
从考勤卡或考勤表计算计时数据，并将要支付的小时数输入系统，例如正常、加班和休假小时数。如果您使用计算机计时系统，您可以将时间导入工资单软件。您要做的就是确保正确传输时间并进行必要的编辑。
按需按比例分摊
支付其他类型的收入，例如奖金，佣金和由于加薪而产生的追溯性收入。执行其他调整，例如由于上一个支付期多付或少付而导致的额外工资或工资扣除。如果受薪雇员终止，但不能在整个薪资期间工作，请按比例分配薪水，然后在薪资软件中输入停止日期以停止将来的付款。
此外，如果在当前工资期开始后受雇，则按比例分配受薪新员工的工资。例如，如果她在双周发薪期的第四天开始工作，请给她7个工作日的工资，而不是10个工作日。
验证工资报告
打印报告，允许您在打印工资单和生成直接存款文件之前验证工资单。如有必要，请进行调整。
打印工资单和工资单
打印工资单和工资单。生成直接存款文件并转发给银行。联系银行并确保收到适当的款项，并核实收到的金额。
保留工资记录
打印工资单记录，显示员工当前工资单的净工资总额。将文件放在机密存储区中。保留这些记录至少三年。保留时间记录和工资计算所依据的记录至少两年。
打印和分发报告
打印和分发相关部门（如人力资源和财务）所需的报表，用于福利管理和对账。如果单独的部门或公司处理工资税，请将每个支付期的必要税务记录转发给适当的个人。
小费
薪资软件为您计算薪金税。不过，请始终随身携带一份美国国税局通函E，以帮助您了解工资税义务。请与您的州税收机构联系，以获取有关州工资税义务的指南。
