如今，用于复制和扫描文档和图像的选项很多，以至于选择一个选项令人费解。每个人都没有明确的“最佳”选择。值得庆幸的是，通过仔细了解扫描仪和复印机之间的差异，小企业主可以选择最适合其应用程序的功能。
扫描和复印的不同结果
扫描和复印的开始步骤是相同的：将文档或图像放入机器中，按一下按钮，机器将获取图像的数字副本。然而，结果却大不相同。如果机器是复印机，则只需将数字图像打印到一张或多张空白纸上。如果机器是扫描仪，则它将图像的数字副本存储在存储卡或USB设备上，或者将图像传输到计算机。
不同的硬件
三种最受欢迎的复印机类型是专用复印机，多功能一体机（也称为多功能打印机）和能够复印图像的传真机。另一方面，除扫描仪外，扫描通常还需要计算机或存储设备。与计算机配合使用时，扫描仪最有效，可以编辑，发送电子邮件，打印图像并将其保存到磁盘。如果扫描仪保存到存储卡或 USB 设备，则不需要计算机。一些扫描仪还扫描电子邮件或将扫描的图像无线传输到便携式设备。多合一打印机增加了扫描文档然后传真的选项。
需要不同的用户技能
复制文档通常比扫描更简单。大多数复印机要求用户按下一个按钮以进行黑白复印，并按下第二个按钮进行彩色复印。指示诸如打印质量和份数之类的选项的附加按钮通常并不难掌握。用户还需要知道如何装入纸张并清除卡纸。除了这些技能外，扫描仪用户还需要具备计算机的基本知识，以便管理扫描图像的扫描、编辑、打印、存储和传输。
选择最适合您应用的机器
考虑购买扫描仪或复印机的企业主应该从最终目标开始。如果纸张是文件传输和记录保存的首选介质，复印机可能就足够了。如果您重视无纸化系统，请使用扫描仪。扫描仪通常会为您提供更多选择，因为一旦数字图像出现在您的计算机上，您就可以随时对其进行编辑，通过电子邮件发送或打印。您还可以轻松地将扫描文档的备份数字副本存储在远程位置。如果不确定哪台机器最适合您，或者不确定是否要同时进行复印和扫描，请考虑购买多合一打印机，因为这将为您提供复印，扫描，打印和传真的所有选项。 （请注意，并非所有的多合一设备都具有传真功能。）
