文件控制程序

文件控制程序可确保公司运营中的员工使用正确的文件来开展工作。程序是质量保证过程的关键组成部分。他们跟踪文档的准备和处理，以确保负责文档的员工用最新版本替换过时的文档。此类程序包括创建，更改和批准文档的员工的记录，以便公司确定如何避免错误并提高其产品和服务的质量。

创建

文档控制程序指定谁负责创建特定文档，以及文档创建者必须如何识别它。除了以规定格式为文件命名外，负责员工还必须在文件上签名以表明自己是发起人。在文件上签名表明员工认为工作已完成，并且必须包括显示完成工作的日期。

质量保证原则要求公司审查其许多文档的准确性，尤其是技术图纸和规格。文件控制程序详细说明了哪些文件必须进行审核，由谁进行审核以及如何进行记录。通常，审阅程序会指定审阅者必须具备的资格，以及审阅者如何进行文档中要求的任何更改。它详细说明了如何记录更改以及审阅者必须在何处签名以表示他已完成成功的审阅。

除了在审查期间所做的更改之外，所需的文档更改通常是由项目或操作的更改引起的。文件控制程序指定谁发起修订和谁执行修订。修订完成后，修订后的文档将获得一个名称，使员工可以将其标识为特定日期的最新修订。旧文档的名称已过时，并带有不再使用的标记。

文档控制程序的关键部分详细说明了公司如何确保文档的最新版本在使用文档的位置替换过时的版本。该程序指定谁负责文档更新，通常是修订的发起者。另一方面，这些程序指导文档用户识别过时材料以及如何检查最近的修订。

企业经常不得不使用来自公司外部的文档。此类文档在初次到达时不遵循内部程序。文件控制程序指定由谁负责将这些文件集成到公司系统中。他们详细介绍了如何识别外部文件，是否需要复审以及在需要时如何进行修订。整合后，负责员工确保相关外部文件在需要时可用。