行政助理和人事助理的主要职责是什么?

行政和人力资源助理支持办公室部门的工作,在某些情况下还支持特定经理或行政人员的工作。助手有时被称为秘书,他们执行文书工作,例如促进沟通,保留记录和设置约会,尽管行政助理的职责可能会因其所从事的行业而有很大不同。人力资源助理通常更加标准化,但是仍有很大的余地,具体取决于部门的优先级和资源。

促进企业沟通

两种类型的助手通常在部门的沟通中都扮演着至关重要的角色。助理可以代表部门管理人员起草和发送电子邮件,管理发送到部门电子邮件地址的信件,并充当部门负责人与其他员工,客户或潜在客户之间的联络人。助理通常负责打开,阅读和引导到达办公室的,但没有发给特定人员的邮政邮件。

还可能会要求助理撰写和更新部门或公司博客,该博客在内部共享或向公众提供。人力资源助理尤其可能负责监控和更新公司内部文件,例如员工手册和假期通知,或在员工公告板上发布健康和安全信息。

创建和维护记录

行政和人事助理通常在创建和维护办公室记录中扮演重要角色。人力资源助理通常负责收集和组织员工文书工作,例如工作申请,雇佣合同和福利表格。行政助理通过组织和易于检索来管理硬拷贝和数字记录。

有限的簿记任务

在某些情况下,助理可能会负责有限的簿记任务,例如维护部门预算的电子表格。助理还可能负责向财务部门提交检查请求和发票,以及处理员工费用帐户请求。

进行研究报告

助理通常需要完成研究项目,然后组织、报告和维护收集到的任何信息。助理可能承担和管理的研究项目类型的例子有:

  • 有关主要竞争对手的信息

  • 相关行业法律法规
  • 专业协会的联系信息
  • 有关主要客户的详细信息,例如生日和工作周年纪念日

此外,人力资源助理可能会研究潜在的员工,包括参考,社交媒体和背景调查。人力资源部和行政助理也可能会花时间搜索工作委员会并恢复发布职位,以期找到职位空缺的候选人。

新员工入职

尽管人力资源助理通常比行政助理更多地参与新员工的招聘和离职,但两者都可能涉及到欢迎新员工并协助离职的员工。例如,人力资源助理可能负责向新员工提供有关福利和办公室政策的信息。此外,人力资源助理将与新员工一起完成必要的文书工作,以符合并获得诸如保险之类的福利。

另一方面,行政助理可能负责将新员工介绍给她的新同事,向她展示办公室周围的情况,并让她快速了解内部文件和记录的位置。行政助理还可以充当新员工和IT部门之间的联络员,为她设置计算机和电子邮件地址。

协助员工离职

在员工离职时,人力资源助理可能会进行离职面谈,提供有关终止福利或通过 COBRA 等计划延长福利的信息,并在某些情况下监督员工清理办公桌。行政助理可以将离职通知IT和建筑物安全,以便关闭前雇员的电子邮件并停用建筑物钥匙卡。

其他支持工作

助理执行的其他任务在很大程度上取决于特定业务,部门或助理上级的需求。其他职责可能包括:

  • 为部门人员,求职者或外部访客预订旅行

  • 与求职者进行初次电话面试
  • 协调部门的特殊活动,例如节日派对
  • 订购办公用品

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