现金流是小型企业的重要组成部分，但说存入支票并不麻烦是骗人的。手机银行只能走这么远，对于自力更生的公司来说，时间很短。您实际上什么时候会去游览银行，特别是当某些银行仅在传统营业时间内营业时？这就是密码箱银行业务的来历。
密码箱系统可以简化应收账款流程。虽然主要的吸引力是更快的支票存款和支付处理，但密码箱系统有许多优点——也有一些缺点。银行密码箱是否适合您的小型企业？这在很大程度上取决于收到的付款类型和数量。
什么是密码箱银行？
银行提供密码箱银行服务以帮助接收客户付款。密码箱付款没有发送到公司，而是发送到特殊的邮政信箱，在那里，银行直接将其收集和存入。银行处理了这些付款后，便将资金存入公司的银行帐户，并将财务记录发送到应收帐款。简而言之：它旨在通过减少中间人来简化收款和付款处理流程。
根据BBVA银行的说法，有两种Lox Box系统：
- 零售密码箱：这些通常由拥有低价值支票的企业使用，这些支票通常通过预印的汇款优惠券直接从消费者处邮寄。
- 批发密码箱：传统上，B2B公司使用这些密码箱来处理高价值支付。
除非您在农村地区，否则该服务应该广泛可用，并且银行甚至具有多个密码箱位置。如果您的业务不属于上述两个类别，那么许多银行仍会提供定制的解决方案，可以满足您的需求。询问并查看您现有的银行为您这样的公司提供的服务总是值得的。
优点：密码箱系统减少会计错误
被审计是小企业最可怕的噩梦，因为无论您的记录有多严密，总有出错的空间。密码箱支付通过简化支付处理显着降低了这种可能性。它是这样的：
每天，银行将所有邮政信箱存款带到其处理中心。在那里，它已存入公司的银行帐户。他们还扫描企业的汇款文件，以便安全地捕获付款信息，然后将整体更新直接传输到应收账款。所有这些记录都已备份、安全存储并可在您以后需要参考时轻松访问（或者，如果您正在接受审计并以某种方式丢失了副本）。
备份您的财务记录总是明智的，但是密码箱系统的主要优势之一是银行将为您完成此任务。不用担心，而且由于银行正在处理所有存款，因此还可以减少总帐中任何可能的应收帐款错误。您不必依靠坐在办公室里的人将每笔付款与其发票匹配，并在您的会计系统中手动输入所有内容。
缺点：密码箱服务的成本
密码箱服务可以潜在地为企业节省内部管理和会计成本，但这实际上取决于您的企业通常在应收账款职责上花费多少时间。对于许多小型企业而言，密码箱服务的成本实际上是高得让人望而却步，特别是如果您不是一家非常依赖邮寄付款的公司。
根据 Paychex 的说法，密码箱系统的最大缺点之一是成本过高。银行密码箱包含月费和每张支票存款的额外费用，支票成像以及非典型项目的处理（请考虑：如果您的客户随支票一起寄给您一封信）。如果企业通过现金，信用卡或其他数字方式收到大部分付款，则银行密码箱的成本可能超过其价值。
专业版：密码箱系统允许更快地访问付款
密码箱系统的主要优势之一是速度。它每时每刻都在加快支付处理速度。据专门从事提高业务效率的Agilis System高级客户经理Dean Cusumano称，银行具有特殊的邮政编码，可用于密码箱支付，以快速跟踪其通过邮政系统的交付。银行还可以在传统的银行营业时间之外处理这些付款，这意味着您不受零售银行业务的传统限制。
此外，银行每天要检查其保险箱中的付款次数，这意味着支票通常会在收到支票的同一天存入公司的银行帐户。对于手头现金不多或利润微薄，且很大程度上依赖于每个客户的个人付款业务的企业而言，这一点尤其重要。
缺点：密码箱服务需要培训
如果您的企业足够小，以至于您自己处理应收账款而不是聘请专业人士，那么将会有一个学习曲线。密码箱服务也是如此。他们将需要一些培训。您将必须学习如何使用银行的在线系统下载适用于您的在线会计系统的格式的对帐单。
总的来说，密码箱需要一些时间来适应，但一般来说，如果您提前花几个小时，从长远来看，它们会为您节省时间。
Pro：密码箱系统非常安全
银行密码箱是提高付款安全性的绝佳选择。通常，小型企业并不是最安全的-特别是如果将支票邮寄到店面邮箱并保存在办公室中，直到它们存入银行。事实上，邮政信箱远比一般的路边邮箱安全得多，而且当银行处理所有支票时，您不必担心支票从办公室丢失（即使它们只是不小心放错了地方）。
缺点：农村地区的服务可能存在问题
如果您与一家在全国拥有多家分行的银行合作，银行密码箱是一个很好的、高效的选择。这样，他们可以在每个分支机构附近设置多个密码箱，以处理来自本地客户的付款，而不是浪费时间将付款发送到中央枢纽。如果您正在与当地银行合作开展农村业务，那么效率会大大降低。
农村地区的密码箱系统通常与大都市地区或郊区的密码箱系统效率不同，因为它们有时缺乏相同类型的自动化。可能需要手动输入付款，这会使流程容易遇到与自己处理应收帐款时同样的错误。在大多数情况下，这将使支票余额存入公司的帐户中不正确，这无疑会使客户感到惊讶。
结论：尽职尽责
并非所有密码箱服务都相同。有些可能比其他的贵，但如果您经常与特定的银行或分行合作，他们可能会与您达成交易。没有两家银行拥有相同的成本或相同的服务，并且可以根据您的特定需求量身定制该流程，因此，在决定是否适合您的密码箱银行业务之前，货比三家并与银行专业人士交谈很重要。
