如何将抄送添加到专业业务备忘录

专业商务备忘录是可以以电子或印刷形式发送的工作场所通讯。与商务信函相比,商务备忘录的专业性较低,但仍应使用正式的商务英语书写,并遵循传统的备忘录格式,并尊重发送和接收通信的人员的等级或头衔。因此,在专业商务备忘录中添加“ cc”要求尊重工作场所的层次结构。

定义

术语 cc 代表抄送。它表示备忘录中未提及的人应收到副本。例如,如果将有关公司即将召开的会议的备忘录发送给经理,则抄送经理的秘书,以便他可以将日期记在她的日历上是合适的。

CC和专业精神

确定是直接给某人发送便笺还是抄送该人取决于消息的内容和业务层次。做出错误的选择可能会违反职业礼貌,使您对老板或同事不满。

例如,假设您正在与一位同事一起在经理监督下的项目中工作。如果您正在为该项目集思广益并寻找输入,那么将备忘录发送给您的同事和经理都是合适的。但是,如果您问是否可以继续提出自己的想法之一,则必须将备忘录发送给经理并抄送您的同事。否则,您看起来好像在向同事征求许可,从而违反了办公室层次结构。

将CC放置在打印备忘录中

将字母“ cc”和您要抄送的人放在文档的标题或底部。标题应遵循以下格式:收件人、发件人、日期、主题和抄送。每个项目应放在自己的行上,并且您应在每个项目之间跳过一行。根据您办公室的手续和备忘录的内容,您可以按姓名,名字和姓氏,特别是在非正式情况下,用名字来称呼被抄袭的人。

在电子邮件中放置抄送

如果您通过电子邮件发送备忘录,请在大多数电子邮件模板上可用的“抄送”框中填写您希望抄送的人的电子邮件地址。如果您的电子邮件模板没有抄送框,请在电子邮件底部放置“ cc”和此人的姓名。确保在“收件人”框中包括此人,以便她收到电子邮件。

人们经常在电子邮件模板上混淆抄送和密送。密件抄送代表“密件抄送”,在此框中输入的电子邮件地址将收到电子邮件的副本。但是,电子邮件的其他收件人无法看到此人收到了电子邮件。在某些特定情况下,例如在将电子邮件发送到大型列表并希望通过隐藏收件人的电子邮件地址来尊重收件人的隐私的情况下,使用密件抄送是合适的。

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