格式信函可能会简化向一大群人传达核心信息的过程，但它们明显缺乏定制会削弱其效果。 Microsoft Word的邮件合并功能将样板信函转换为文档，阅读起来就像个人信件一样。与准备单个信件以将一组信息传达给许多人的过程相比，邮件合并节省了时间和精力，从而产生了带有标签或信封的大量邮件。
简化大众传播
当您负责向组中的每个成员发送书面或电子邮件消息时，您可以创建模板文件并手动编辑它以添加姓名、地址和其他个性化详细信息。然而，一次创建一个字母所需的时间和精力可能会令人生畏，尤其是对于您经常与之通信的大列表。与其求助于在复印的套用信函上打印联系信息和称呼，不如借助Microsoft Word的邮件合并功能来简化发送带有自定义详细信息的统一消息的过程。
排版、格式和图形
您创建的用作主邮件合并文档的文件可以充分利用您在Microsoft Word中经常使用的所有格式设置功能。您无需学习新的应用程序即可创建构成项目基础的结构化的排版文件。添加表格，印刷样式，颜色元素，图形以及在Word中创建或从其他Microsoft Office应用程序动态链接的其他展览。您直接合并到主文档中的任何样式或视觉元素都会出现在合并结果的每个自定义迭代中。
Microsoft Office中的协调
构建基本字母后，您可以添加合并字段，以标识每条个性化信息将出现的位置。这些合并域的名称与您在 Microsoft Excel、Microsoft Access 中或通过 Word 中邮件合并过程中的内置表单创建的列表文档中的域名称相关联。如果将源数据分解为最小的重要信息单元，则可以增加输入材料的灵活性。例如，与其设置包含完整名称的字段，不如将其分解为各个组成部分：礼貌标题以及名字，中间名和姓氏。通过这种解构，您可以将礼貌标题和姓氏结合到一封信中，在您的结尾段落中以名字称呼收件人，并使用姓氏在文本中的其他地方加入提及该人的家庭的信息。
有条件的选择
除了为其预期收件人个性化文档的每个版本外，您还可以使用条件选项增加项目的自定义潜力，这些选项会根据您指定的其他条件更改邮件合并处理您的数据的方式。设置一个字段，如果该字段的数据集包含一个低于特定阈值的数值，则该字段将触发合并过程以跳过一条记录。使用“ if”表达式的字段将评估两个值，并根据它们的比较方式更改合并过程，并根据捐赠者列表的成员贡献的数量是否大于或等于特定数量来更改消息的一部分。某些字段类型允许动态添加响应，以特定消息覆盖通用消息。这些条件选项增加了合并过程的灵活性。
