备忘录（“备忘录”的缩写）看起来好像是一份文件，您可以快速完成而无需过多考虑。但是，尽管备忘录是简短的（不超过两页），但您可以并且应该在该一两页中放入很多内容，以便值得阅读。这也取决于备忘录是写给谁的；作者在给总裁或给员工的备忘录中可能有不同的重点，而不仅仅是针对她/他的团队。无论您是传达信息还是要回复，遵循一种行之有效的格式都可以确保您提供收件人所需的所有信息。
从备忘录的收件人开始
标题在备忘录中排在第一位，这一点很重要，因为它可以告诉收件人备忘录的内容以及其他收件人。换句话说，备忘录是写给谁的——例如，作者是将备忘录发送给全体员工还是仅发给她/他的团队——以及他们为什么应该阅读它。根据 Lexico 的说法，样本标题应包括：
- TO：个人姓名和职务
- 抄送：所有其他收件人
- 发件人：您的姓名和职务
- 日期：月，日，年，无缩写
- 主题：备忘录的特定主题
普渡大学的在线写作实验室（OWL）强调，即使备忘录不是最正式的交流方式，即使他们的昵称在公司范围内使用，您仍应使用收件人的全名来打电话。因此，被所有人称为“鱼”或“红色”的员工应在收件人行中使用其真实姓名来称呼。
了解主题行的重要性
您希望所有收件人都能完整阅读公司总裁，首席执行官或员工自己的经理的备忘录。但是，许多备忘录的读者会自动查看主题行，以快速告诉他们该备忘录的含义。他们想评估备忘录对他们的真正重要性，以及是否需要阅读所有备忘录。主题行还为读者提供了一个参考框架，使他们的注意力从以前的工作中转移出来。
根据Purdue的OWL，主题行必须高度针对备忘录的实际内容。是的，应该简洁明了，但要清楚地说明备忘录中的内容。阅读不够具体的主题行及其改进方式的示例可能会帮助您了解差异并改进主题行以获得更多读者：
- 主题行：安全更改为：保护您的个人物品免遭办公室盗窃。
- 主题行：办公用品更改为：订购办公用品的新方法。
- 主题行：应届毕业生更改为：下周应届毕业生到旅游公司。
首先陈述你的主要观点
备忘是直接的沟通形式，而不是挑逗性要点。阅读主题行后，大多数读者会立即转到第一句以查看备忘录的要点，因此将要点放在开头，最好放在第一行。乔治·梅森大学（George Mason University）写作中心（Writing Center）网站上的一篇有关撰写商务备忘录的文章宣称，撰写备忘录最重要的一点是从要点开始撰写备忘录。这让读者立即知道备忘录中涵盖的内容。
如果您的主题是“保护您的个人物品免遭办公室盗窃”，那么您的备忘录的第一行可能是“最近有几起关于办公室个人物品被盗的报告”。现在你已经引起了他们的注意。主题不只是一个建议；它只是一个建议。您办公室里确实有盗窃案。在后面加上一些传达信息的句子，例如“我们无法确定谁应对这些盗窃负责，并且由于我们办公室的访客数量众多，解决此问题可能需要一些时间。因此，我们要求您要么将个人物品锁在办公桌上，要么在离开您所在地区时随身携带。”
如果读者需要更多信息，他们将继续阅读您的支持要点。但是，通过预先提供最重要的信息，即使他们不停地阅读，更多的读者也会知道该备忘录的内容。您的员工忙于工作，白天可能会收到数百封电子邮件和备忘录，但他们可能无法完全阅读。但是，如果他们知道您的备忘录的内容，则他们更有可能记得在紧迫的约会，客户电话和截止日期之后再次使用该备忘录。
使用小标题引导读者
根据乔治梅森大学的说法，一些读者喜欢浏览文件，包括备忘录，以了解要点。为了帮助他们做到这一点，请在整个备忘录中使用内容丰富的子标题，这样，如果他们阅读的只是主题行和子标题，他们就会了解该备忘录的要旨。确保你的小标题是强有力的和解释性的，就像你对主题行所做的那样。这不是聪明和神秘的地方。
继续关于办公室盗窃的备忘录，您可以为要创建的每个备份点编写一个小标题，并用粗体突出显示它们，例如：
- 过去两周发生了盗窃案
- 排除了其他解释
- 您现在应该采取的行动
展开其下方段落中的每个小标题。对于有关盗窃发生时间的第一个小标题，请提供盗窃发生的实际日期或相关信息，例如所有发生在星期五的信息。在第二个主题下，解释说，讨论了仅丢失物品的可能性，但是排除了因为事件太多而导致彼此距离太近的可能性。
考虑添加摘要
在写完大部分备忘录后，如果它有整整两页长并且包含大量信息，您可能需要添加一个摘要——有时称为执行摘要——读者可以扫描以获取他们需要的信息。根据 Purdue OWL 的说法，此可选摘要位于备忘录的开头，因此您实际上是在让读者预览备忘录涵盖的内容，尽管它是作为摘要编写的。
从备忘录的要点开始，然后是支持你的主要观点的要点，按照要点在备忘录中的顺序。然后清楚地说明您希望读者采取什么行动。一些读者更喜欢带有摘要的备忘录，因为他们可以阅读标题和主题行，然后是摘要，并且可以准确地了解备忘录中涵盖的内容，而无需阅读整个两页。但是，如果您的备忘录只有一页或更少，则无需添加摘要。
正确打开，关闭和格式化
执行写作教练兼 Instructional Solutions 创始人 Mary Cullen 指出，备忘录是内部文件，而商业信函是外部文件，电子邮件也可以。但是，有时，如果您一直在与客户进行项目密切合作，则可能会在与他们进行沟通时使用备忘录。备忘录不以问候开头，也不以结尾签名结尾。
Purdue OWL 解释说，由于备忘录是商业文件，因此段落应遵循商业格式并左对齐，而不是像学术写作那样缩进。行应该是单倍行距，段落之间有双倍行距。最后，库伦建议以强烈的行动号召结束备忘录。告诉读者您希望他们下一步做什么，无论是改变他们执行程序的方式，提供有关备忘录主题的反馈，还是只在需要时记住这些信息。
