没有一个小企业主喜欢有一个不满意的客户，但并非总是能够以客户的利益解决问题。如果客户要求退款在您的产品或服务上花费的钱，您需要查看所有可用信息并确定情况是否需要退款。如果您决定不退款，请给客户一封礼貌而坚定的拒绝书，以简明地解释您拒绝退款的原因，以便及时告知客户。
使用专业的文具和称呼
撰写信函时，请使用公司的信笺抬头并遵循标准的商务信函格式。包括日期和客户的全名和地址，以及简洁的主题行——例如“主题：您 5 月 10 日的退款请求”。以诸如“亲爱的史密斯女士：”之类的正式称呼打开语调。
用坚定，礼貌的语气写
使用坚定但有礼貌的语言。在您的前几句话中，确认退款请求并简要说明您为研究情况并做出决定所采取的步骤。用诸如“我已经亲自调查过围绕您的请求的情况”或“在我们审查了您的合同条款后与我们的经理进行了交谈”等短语来加强您的案例。
表示歉意
表达礼貌的遗憾，但明确说明您拒绝请求并在主要段落中提供原因。引用一项特定的公司政策，尽可能证明您的决定合理。
例子
如果客户要求退款以购买最近购买的手表，则您的来信可能显示为：
“很抱歉您对新手表不满意，但我们决定不退款。制造商的政策明确规定手表不防水，不应在水下佩戴。您表示您在游泳时佩戴手表，这会使保修失效。”
在其他情况下，您可以通过指出公司的保证退款期限已过来解释您的决定，或通过提醒客户该商品是根据合同出售的，说明“按原样 - 不退款或退货”。
强化您对客户的重视
在您的结尾段落中包含简短的声明，以感谢客户的惠顾。如果您担心疏远长期客户或重要客户，请考虑提供价值较低的产品而不是退款。
例子
考虑一个短语，例如：
“虽然我们目前无法退款，但我们很重视您的业务，并希望为您的下一次购买提供15％的折扣。”
另一种选择是提供可用于未来购买的信用。这种安慰可能会减轻拒绝退款的打击。用您的正式商业签名块结束这封信，包括您的手写签名。
发送前校对信
仔细校对你的信。更正任何印刷或语法错误，打印一份干净的副本并重新签名。对于特别有价值的客户，或者在有大量退款要求的情况下，请考虑让其他所有者或高级经理在发送信件之前先对其进行审核。
