回复所有的企业电子邮件礼节

电子邮件的易用性既是其主要的信息共享优势,又是其政治劣势:我们可以像单击“答复”一样轻松地单击“全部答复”,然后键入我们想要的内容,而没有神奇的电子邮件童话来询问我们是否真的要发送关于首席执行官向整个公司发布的最新公告的尖刻信息。实际上,“全部答复”按钮是如此强大,以至于它有自己的特殊规则来安全地使用它。

回复所有vs回复

如果某人向多个人发送电子邮件,则回复时有两种选择。单击“答复”将您的消息发送给电子邮件的发件人,同时单击“全部答复”,将您的消息发送给所有接收原始邮件的人。普渡大学的人建议您在单击发送之前始终检查回复电子邮件中的收件人字段。

可以将其视为聊天室或会议。收到电子邮件的每个人现在都坐在同一个房间里。如果您对原始发件人说悄悄话,那就是回复。如果你站起来向整个房间宣布一些事情,那就是回复所有人。正如缅因州的企业电子邮件管理员Robert Grimard所说,“请谨慎使用全部答复”。

说些有用或什么都不说

当您能够为一个问题提供明确的答案时,回复每个人是完全可以的,这将使收件人列表中的每个人受益。例如,某人向所有人发送了一封电子邮件,询问是否有人有特定类型的墨粉盒,最好使用“全部答复”说“是的,我有一个”。这阻止了其他所有人挖掘供应壁橱。

但是,仅回答“不,对不起”来答复小组是没有好处的。想象一下,如果电子邮件列表中的每个人都这样做。没有人需要几十封无用的电子邮件。除非您有有用的贡献,否则请避免回复整个收件人列表。

看收货人

始终查看收件人列表以确保只有需要在邮件上复制的人才能收到您的回复。当您需要回答原始收件人的子集时,最好使用“全部回复”并清除不需要的收件人。裁掉高级主管尤其谨慎,因为他们一开始更容易被电子邮件所淹没。您还应该排除包含大量不需要您回复的人员的通讯组列表。

回复个人评论

尽管在任何情况下通过电子邮件发送带有政治色彩的消息或不经意的笑话都不是一个明智的主意,但通过“全部答复”发送这些消息可能会损害职业生涯。有些人在收到令人失望的消息后需要发泄,这是可以理解的;但是,向公司中的每个人发泄可能会损害您的声誉,甚至会使他采取纠正措施。

回复所有上行链

有些人有在日常消息中复制直接主管的习惯。当使用“全部答复”来批判工作或请求状态更新时,这可能会导致尴尬。一般来说,抄袭或盲目抄袭一个人的上司应该是最后一次尝试引起某人注意的尝试——而不是默认做法。

企业家或小企业主通常不太关心在“全部答复”情况下的大量收件人;但是,当邮件中包含多个客户时,最好将他们放在原始邮件中的密件列表中,以降低违反保密或不竞争协议的风险。向多个公司的多个人发送消息允许他们相互使用“全部回复”,这可能会给原始发件人带来问题。

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