尽管许多招聘广告经常提到口头和书面沟通技巧，但员工和雇主有时都忽略了在工作场所中保持良好写作的重要性。当一个工人写得很好时，她表现出礼貌，注重细节和智慧。此外，具有良好书面沟通技巧的员工可以确保与客户、潜在客户和其他外部利益的高质量沟通，从而使公司受益
留下良好的第一印象
有一种古老的陈词滥调，就是永远都不会再有机会给人留下良好的第一印象。即使第一印象是通过书面文字，也是如此。当电子邮件，信件，短信或社交媒体帖子写得好，组织得当且语法正确时，读者将对作者有好的评价。
另一方面，拼写错误、组织不力的思想和语法错误使作者显得不聪明和不专业。在申请或面试阶段，这可能会使工人付出工作的机会，或者导致薪水要比其他情况低。在业务环境中，外部通信中的不良文字可能会对公司造成不良影响。同事也可能会注意到不良的写作习惯，这可能会影响他们对作家能力的看法。
好的写作表现出礼貌
良好的商业写作表明作者重视读者的时间。当作者能够组织他的想法和关注点并以易于阅读和理解的方式呈现它们时，读者就会受益。
另一方面，糟糕的写作迫使读者花时间和精力试图理解所传达的内容。在许多情况下，读者可能不得不向作者提出澄清问题。写作清楚地表明作者尊重读者的时间，不想浪费它。
清晰沟通的重要性
良好的业务决策取决于清晰的沟通。无论通信是内部的还是外部的，都是如此。当所有同事都了解提出的想法以及完成项目的过程时，协调内部项目和共享想法要容易得多。当员工了解彼此的期望时，士气通常会提高。
同样，只要易于理解员工之间的沟通，他们与公司外部人员的关系就会好得多。当双方都能够清楚地书写时，协调会议、设定目标和谈判协议变得更加简单。
改善商务写作的方法
关心商业写作的个人有几种提高技能的选择。这里有一些需要考虑：
花费额外的时间： 在许多情况下，一个人可以通过花额外的时间来撰写信息然后进行校对来提高他们的写作水平。员工不应将业务沟通视为需要尽快完成的家务活，而应视为他们自己的项目。如果可能，建议至少在发送前几个小时写下重要的信件和电子邮件，让作者从作品中休息一下，然后用新的眼光重新审视它。
使用语法检查器： 文字处理软件通常包括语法检查器，但也有独立程序通常可以提供更强大的校对和反馈，以提高清晰度。
征求反馈意见： 在写完一封特别重要的信件或电子邮件后，员工最好让他的经理或同事查看这篇文章并提供反馈。
获得辅导或上课： 有很多选择可以通过教育计划来提高自己的写作技能。社区学院和成人教育计划提供商务写作课程，其中许多课程都可以在线学习。
