公认的会计原则要求公司估算其客户欠的钱中有多少将永远不会得到支付，并在财务报表中说明该金额。他们通过承担坏账费用并进行冲销来做到这一点。坏账费用预计未来的损失，而注销是一种簿记策略，只是承认已经发生了损失。
为未付账单做准备
根据自己的经验，公司的经理应大致了解公司的应收帐款中有多少（客户的未付帐单）最终将没有支付。会计准则要求公司对这些无法收回的账单保持“允许”。
例如，如果您公司的经验告诉您 1.5% 的应收账款将无法收回，而您当前的应收账款余额为 20,000 美元，则您应该有 300 美元的备抵。您的资产负债表将显示 20,000 美元的应收账款，被 300 美元的津贴抵消，“应收账款净额”为 19,700 美元。
坏账费用
当公司需要增加其准备金时，它通过记录必要数量的坏账费用来实现。例如，您需要 300 美元的津贴，但目前只有 200 美元用于津贴。您将在损益表中记录 100 美元的坏账费用，并将津贴增加 100 美元，达到新的总计 300 美元。请注意，您仅在预期客户无法支付账单时记录坏账费用，从而减少您的利润。
实际上还没有任何债务变坏。这遵循保守主义的会计原则：公司永远不应该夸大其资产，如果不承认某些客户账单不会被支付，就会夸大应收账款的价值，这是一种资产。
实际债务注销
在某个时候，债务实际上会变坏–客户将无法支付足够长的账单，以致公司得出该帐户无法收回的结论。发生这种情况时，公司会注销债务。例如，您有 20,000 美元的应收账款和 300 美元的备抵，净额为 19,700 美元。您确定欠您180美元的客户永远不会付款。
要冲销债务，应将应收账款和备抵金减少坏账的金额– 180美元。现在，您的应收帐款余额为$ 19,820，备抵金为$ 120。应收帐款净额保持不变：$ 19,700。注销不会直接影响您公司的盈利能力，因为您已经“支出”了坏账。但是，您可能需要产生新的坏账费用以补充您的备抵。
津贴太小
可能低估了您需要为无法收回的账目保留的备抵金。异常巨大的债务也有可能变坏，使您拨出的准备金不堪重负。在任何一种情况下，您最终可能不得不注销一笔大于您当前津贴余额的金额。发生这种情况时，您需要立即记录坏账费用以使您的准备金“有所增加”，然后注销坏账。
